Phòng Tổ chức Hành chính quản trị

Hình tập thể Phòng Tổ chức - Hành chính quản trị

Với Slogan: “Thân thiện như gia đình - Hết mình vì công việc”

I. CƠ CẤU TỔ CHỨC

Nhân sự Phòng hiện có 45 viên chức, người lao động (trong đó: Chuyên viên: 11, Kế toán viên: 01, Kỹ sư: 03, Cán sự: 06, Nhân viên: 01, Bảo vệ và Tài xế: 23) được sắp xếp, bố trí thành các tổ, nhóm nhằm thực hiện các công việc được phân công, phân nhiệm liên quan đến nhiệm vụ, chức năng của Phòng Tổ chức – Hành chính quản trị, cụ thể bao gồm:

+ Tổ Nhân sự: 05 nhân sự;

+ Tổ Hành chính quản trị: 08 nhân sự;

+ Tổ Công nghệ thông tin: 07 nhân sự;

+ Tổ Bảo vệ và Tài xế: 23 nhân sự;

+ Viên chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý: 02 nhân sự (bao gồm 01 Trưởng Phòng và 01 Phó Trưởng Phòng).

II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ

2.1 Chức năng

          - Phòng Tổ chức – Hành chính quản trị là bộ phận chuyên môn nghiệp vụ tham mưu giúp Giám đốc về công tác tổ chức cán bộ, lao động, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, quy hoạch, hành chính, văn thư, lưu trữ, các công tác hành chính, quản trị, công nghệ thông tin trong bệnh viện nhằm đảm bảo các chính sách, chế độ cho người lao động và cung ứng đầy đủ các trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất cho các khoa, phòng trong bệnh viện hoạt động.

2.2 Nhiệm vụ

a) Tổ Nhân sự:

- Căn cứ vào nhiệm vụ chung của Bệnh viện, lập kế hoạch tổ chức bộ máy, sắp xếp nhân lực, đào tạo nhân lực, kế hoạch tuyển dụng nhân sự để trình Trưởng Phòng xét duyệt và tổ chức thực hiện.

- Tổ chức thực hiện công tác cán bộ quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức, người lao động đơn vị, thực hiện đầy đủ chế độ thống kê, báo cáo theo quy định.

- Xây dựng lề lối làm việc và quan hệ công tác giữa các khoa, phòng trình Trưởng Phòng xét duyệt, tổ chức thực hiện.

- Tổ chức thực hiện tốt công tác bảo vệ chính trị nội bộ, quan hệ chặt chẽ với các tổ chức Đảng, chính quyền địa phương để phối hợp công tác trong công việc có liên quan.

- Tham mưu thực hiện các chế độ, chính sách đối với công chức, viên chức và người lao động trong Bệnh viện.

- Phối hợp với các đoàn thể quần chúng tổ chức phong trào thi đua, các đợt học tập thời sự, chính trị, chính sách, văn hóa, ngoại ngữ để nâng cao y đức, tinh thần trách nhiện và thái độ phục vụ.

- Phối hợp với các khoa, phòng chức năng đề xuất với Trưởng Phòng giải quyết các vấn đề có liên quan đến người bệnh thuộc diện chính sách xã hội.

- Tham gia nghiên cứu khoa học, hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho các viên chức nghiệp vụ cấp dưới trong việc triển khai công việc.

- Xây dựng quy hoạch cán bộ lãnh đạo, quy hoạch phát triển nguồn nhân lực báo cáo Trưởng Phòng trình Giám đốc phê duyệt.

- Đề xuất việc điều động, bổ nhiệm cán bộ, viên chức.

- Báo cáo thống kê định kỳ hoặc đột xuất về số lượng, chất lượng đội ngũ viên chức, lao động trong đơn vị.

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Trưởng Phòng giao.

- Chịu trách nhiệm trước Trưởng Phòng về nhiệm vụ được phân công.

b) Tổ Hành chính quản trị:

- Căn cứ kế hoạch công tác của Bệnh viện, lập kế hoạch công tác của phòng để trình Trưởng Phòng phê duyệt và tổ chức thực hiện.

- Lập kế hoạch cung ứng vật tư, trang thiết bị thông dụng cho các khoa, phòng trong Bệnh viện theo kế hoạch đã được duyệt, đảm bảo đầy đủ, đúng chủng loại, đúng quy định về quản lý tài chính.

- Đảm bảo công tác tiếp khách, phục vụ các buổi Hội nghị toàn Bệnh viện.

- Tham gia kiểm tra chế độ bảo quản, sử dụng, vận hành các máy, thiết bị thông dụng của các khoa, phòng trong Bệnh viện.

- Quản lý nhà cửa, kho tàng, vật tư thiết  bị thông dụng của Bệnh viện.

- Quản lý các phương tiện vận tải của Bệnh viện. Điều động xe ô tô đi công tác và cấp cứu theo quy định.

- Tổ chức, thực hiện sửa chữa nhà cửa, duy tu, bảo dưỡng các máy thông dụng theo kế hoạch.

- Đảm bảo công tác trật tự, tham gia kiểm tra công tác bảo hộ lao động, phòng cháy, chữa cháy trong Bệnh viện.

- Định kỳ tổng kết công tác cung cấp, mua sắm vật liệu, vật tư trang thiết bị thông dụng, báo cáo Trưởng phòng.

- Nghiên cứu xây dựng định mức tiêu hao vật tư thông dụng để trình TRưởng Phòng duyệt và tổ chức thực hiện. Kiểm tra đôn đốc việc sử dụng hợp lý, có hiệu quả; thực hành phòng, chống lãng phí, tham nhũng.

- Định kỳ báo cáo Trưởng Phòng về nhận xét việc sử dụng hợp lý vật tư tiêu hao ở các khoa, phòng trong Bệnh viện để Trưởng Phòng tham mưu Giám đốc xem xét quyết định việc khen thưởng, kỷ luật.

- Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đi, đến theo quy định của đơn vị.

- Tiếp nhận các bản thảo để trình duyệt, các bản đánh máy để trình lãnh đạo ký (theo yêu cầu của Thủ trưởng đơn vị).

- Đăng ký văn bản, làm thủ tục chuẩn bị gửi văn bản và theo dõi quá trình luân chuyển văn bản theo địa chỉ.

- Chuyển giao văn bản, tài liệu, điện tín.

- Kiểm tra thể thức văn bản và báo cáo lại lãnh đạo trực tiếp và các văn bản sai thể thức.

- Quản lý và đóng dấu văn bản đúng quy chế.

- Sắp xếp công văn, tài liệu, hồ sơ hợp lý để tra tìm nhanh phục vụ nhu cầu khai thác.

- Đánh máy, in sao các văn bản tài liệu.

- Thực hiện nghiêm chỉnh quy chế bảo mật của công tác văn thư trong cơ quan.

- Sửa chữa vật tư, thiết bị theo đúng quy trình, quy phạm kỹ thuật chuyên môn và quy chế của cơ quan và đơn vị.

- Trực tiếp hoặc phụ giúp cho các viên chức khác hoàn thành nhiệm vụ công tác trong phạm vi được phân công.

- Bảo quản tốt các phương tiện và trang bị làm việc.

- Nghiêm chỉnh chấp hành các nội quy, quy định về vệ sinh môi trường, an toàn lao động trong khi làm việc.

- Tham gia nghiên cứu khoa học, hướng dẫn và bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho các thành viên trong phòng và học viên khác theo sự phân công.

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Trưởng Phòng giao.

- Chịu trách nhiệm trước Trưởng Phòng về nhiệm vụ được phân công.

c) Tổ Công nghệ thông tin:

- Quản lý hệ thống thông tin, hệ thống mạng, cơ sở dữ liệu, bảo mật từ các hệ thống đang dùng; Chịu trách nhiệm về hệ thống công nghệ thông tin phục vụ khám chữa bệnh; duy trì, sửa chữa và cập nhật tài liệu về thiết bị máy tính, các phần mềm ứng dụng. Hỗ trợ kỹ thuật về công nghệ thông tin cho nhân viên trong Bệnh viện. Sữa chữa, bảo trì máy vi tính, máy in của bệnh viện, xây dựng hệ thống camera bệnh viện.

- Chịu trách nhiệm điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động CNTT hệ thống máy chủ, máy trạm, duy trì hệ thống mạng cục bộ (LAN), mạng diện rộng (WAN) tại Bệnh viện; thiết lập, theo dõi và duy trì hoạt động liên tục đối với các hoạt động của hệ thống CNTT.

- Chủ trì phối hợp với các đơn vị trong và ngoài Bệnh viện viết phần mềm, xây dựng, quản hệ thống lý website.

- Thực hiện báo cáo định kỳ và đột xuất về tình trạng hoạt động CNTT và đề nghị hướng giải quyết sự cố liên quan đến toàn bộ hệ thống CNTT thuộc Bệnh viện.

- Lắp đặt, cài đặt, sửa chữa, nâng cấp thiết bị máy tính, máy in, thiết bị mạng; đảm bảo cơ sở hạ tầng về kỹ thuật công nghệ thông tin cho các hoạt động trong Bệnh viện; tư vấn xây dựng các điều kiện, tiêu chuẩn kỹ thuật khi đầu tư thiết bị liên quan đến CNTT.

- Phối hợp các Khoa phòng trong Bệnh viện tổ chức, triển khai thực hiện: Đảm bảo hiệu quả hoạt động của hệ thống CNTT của Bệnh viện hoạt động ổn định, liên tục, bảo vệ thông tin dữ liệu trong mạng nội bộ và duy trì các hoạt động mạng tại đơn vị.

- Xây dựng quy chế, quy định, quy trình nghiệp vụ liên quan và thực hiện chức năng giám sát các hoạt động CNTT, ứng dụng CNTT tại Bệnh viện.

- Phối hợp các Phòng ban trong Bệnh viện trích chuyển dữ liệu Bảo hiểm y tế hàng ngày lên cổng điện tử, theo dõi, giám sát, đối chiếu số liệu hàng tháng; thay thế hồ sơ, chuyển giám định hồ sơ lỗi xuất toán bảo hiểm xã hội hàng tháng; khai báo, ánh xạ tên dịch vụ kỹ thuật bệnh viện lên cổng điện tử Bảo hiểm xã hội.

- Thực hiện những công việc khác được Trưởng phòng TC-HCQT phân công.

d) Tổ Bảo vệ:

- Kiểm tra giấy tờ, phiếu xuất nhập vật tư, hàng hóa để hướng dẫn người và các phương tiện ra - vào cổng đơn vị theo đúng thủ tục quy định.

- Lập biên bản, tổ chức bảo vệ hiện trường theo đúng quy định khi có sự vi phạm an toàn, an ninh trật tự trong khu vực, báo cáo kịp thời lên cấp trên và các cơ quan có trách nhiệm xử lý.

- Chịu trách nhiệm cá nhân nếu để xảy ra mất tài sản, phương tiện của cơ quan, đơn vị khi thực hiện nhiệm vụ được phân công.

- Phối hợp các Khoa – Phòng trong Bệnh viện đảm bảo an ninh, giữ gìn trật tự cho người dân đến khám bệnh và kiên hệ công tác.

- Thường xuyên theo dõi camera, tuần tra trong khu vực được phân công để đảm bảo an ninh, trật tự, kịp thời cảnh báo các tình trạng trộm cấp trong khuôn viên bệnh viện.

- Giữ gìn bí mật công tác; Bảo quản tốt các phương tiện và trang bị làm việc.

e) Tổ Tài xế:

- Thường trực cấp cứu sẵn sàng ở vị trí quy định, bảo đảm đưa, đón người bệnh an toàn theo quy chế cấp cứu.

- Phải chuẩn bị xe sẵn sàng bất cứ lúc nào, có lệnh lên đường đưa đón người bệnh được ngay.

- Trong thời gian làm việc và thường trực nghiêm cấm người lái xe ô tô cứu thương không được uống rượu, uống bia.

- Thực hiện nghiêm chỉnh điều lệ an toàn giao thông, đảm bảo kỹ thuật điều khiển xe qua đường xấu, đường vòng, hạn chế ảnh hưởng xấu tới sức khỏe người bệnh.

- Khi đưa người bệnh đi xa phải chuẩn bị đầy đủ phương tiện, dụng cụ sửa chữa không để xe hỏng nằm lại dọc đường.

- Định kỳ kiểm tra bảo quản xe sạch, thường xuyên lau chùi, tra dầu mỡ để đảm bảo xe tốt.

- Sau khi chuyên chở người bệnh truyền nhiễm hoặc tử vong phải tiến hành ngay việc tẩy uế, khử khuẩn theo quy chế chống nhiễm khuẩn bệnh viện.

- Bảo quản dụng cụ y tế có gắn sẵn trên xe.

- Phải có sổ ghi hành trình xe ô tô cứu thương đi cấp cứu, có đầy đủ các giấy tờ của xe và của lái xe theo quy định.

III. THÀNH TÍCH CỦA PHÒNG

          - Tập thể lao động tiên tiến nhiều năm liền, Tập thể lao động xuất sắc năm 2021, 2022

          VI. SƠ ĐỒ TỒ CHỨC

Phòng Tổ chức - Hành chính quản trị